Aviso legal

 

AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL

5.ª Carrera por el Bienestar y la Salud Mental

1. Identidad y domicilio del responsable

Es Tiempo de Hablar, A.C., con domicilio en calle oklahoma 65, colonia Nápoles, cp 03810, delegación Benito Juarez es responsable del tratamiento, protección y uso de los datos personales recabados con motivo de la inscripción, organización, difusión y realización de la 5.ª Carrera por el Bienestar y la Salud Mental, así como de las actividades relacionadas con este evento.

Para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de sus datos personales, puede comunicarse al correo electrónico  contacto@estiempodehablar.org.

El presente Aviso de Privacidad se emite de conformidad con los artículos 6 y 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares vigente; su Reglamento; los Lineamientos del Aviso de Privacidad y demás disposiciones aplicables.

2. Datos personales que podemos recabar

Para organizar y llevar a cabo la 5.ª Carrera por el Bienestar y la Salud Mental, podremos recabar las siguientes categorías de datos personales:

Datos de identificación

• Nombre completo.
• Fecha de nacimiento.
• Edad.
• Sexo o género, cuando sea necesario para la asignación de una categoría deportiva.
• Firma autógrafa o electrónica.
• Número de participante o corredor.
• Categoría, rama y distancia seleccionada.
• Talla de playera.
• Datos de la madre, padre, persona tutora o representante legal cuando la persona participante sea menor de edad.

Datos de contacto

• Correo electrónico.
• Número telefónico de la persona participante, cuando sea solicitado.
• Empresa, institución u organización a la que pertenece, cuando la inscripción sea corporativa.

Datos relacionados con la inscripción y participación

• Folio o comprobante de inscripción.
• Información relacionada con la entrega del kit.
• Registro de asistencia.
• Tiempos de salida y llegada.
• Resultados, posición y clasificación.
• Fotografías, videos, voz y demás material audiovisual obtenido durante el evento.

Datos financieros y de facturación

Cuando la inscripción implique un pago o se solicite una factura, podrán recabarse:

• Folio, referencia o comprobante de pago.
• Nombre o razón social.
• Registro Federal de Contribuyentes.
• Domicilio fiscal.
• Régimen fiscal.
• Uso del CFDI.
• Correo electrónico para el envío de la factura.

Es Tiempo de Hablar, A.C. no almacenará los datos completos de tarjetas bancarias cuando el pago sea procesado mediante plataformas externas. Estas plataformas serán responsables del tratamiento de la información financiera que reciban, de conformidad con sus propios avisos de privacidad.

Es Tiempo de Hablar, A.C. no solicita datos relacionados con el estado de salud, historial clínico, enfermedades, alergias, medicamentos o algún otro dato personal sensible para realizar la inscripción a la carrera.

3. Forma en que obtenemos los datos

Los datos personales podrán ser recabados:

• Directamente de la persona participante mediante formularios físicos o digitales.
• A través del sitio web de Es Tiempo de Hablar, A.C.
• Mediante plataformas de inscripción, registro o pago.
• Por medio de empresas, instituciones o aliados que registren grupos de participantes.
• Durante la entrega de kits.
• Durante la realización de la carrera y sus actividades relacionadas.
• A través de fotografías, grabaciones de audio o videos realizados durante el evento.
• Mediante cookies y tecnologías similares utilizadas en el sitio web.

Cuando los datos sean proporcionados por una empresa, institución o tercero, quien los proporcione deberá haber informado previamente a las personas participantes y contar con la autorización correspondiente para compartirlos.

4. Finalidades primarias y necesarias

Los datos personales serán utilizados para las siguientes finalidades necesarias:

• Registrar y confirmar la inscripción de las personas participantes.
• Identificar a cada participante y verificar su información.
• Validar que la persona participante cumpla con los requisitos de edad establecidos para la carrera.
• Asignar número de corredor, categoría, rama, distancia, talla y demás elementos del kit.
• Organizar y coordinar la entrega de kits.
• Administrar accesos, acreditaciones y control de asistencia.
• Medir, registrar, validar y publicar los tiempos y resultados de la carrera.
• Elaborar clasificaciones, premiaciones, constancias y reconocimientos.
• Contactar a las personas participantes para comunicar información operativa, cambios, horarios, rutas, recomendaciones y asuntos relacionados con el evento.
• Administrar pagos, facturación, aclaraciones, cancelaciones o reembolsos, cuando correspondan.
• Atender dudas, solicitudes, aclaraciones, quejas y reclamaciones.
• Prevenir registros duplicados, irregularidades o usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, administrativas, de protección civil y de seguridad.
• Atender requerimientos debidamente fundados de las autoridades competentes.
• Generar evidencia de la organización y realización del evento.
• Conservar la información durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales o responsabilidades relacionadas con la organización de la carrera.

Estas finalidades son necesarias para establecer, administrar y cumplir la relación entre la persona participante y Es Tiempo de Hablar, A.C.

5. Finalidades secundarias

Cuando la persona titular lo autorice, sus datos de contacto, imagen y material audiovisual podrán utilizarse para:

• Enviar invitaciones a futuras carreras, eventos, conferencias, talleres, grupos de apoyo y actividades de Es Tiempo de Hablar, A.C.
• Compartir boletines, campañas de concientización y contenidos relacionados con la salud mental y el bienestar.
• Realizar encuestas de satisfacción o seguimiento.
• Elaborar estadísticas, informes de resultados y reportes institucionales, preferentemente de forma disociada o anonimizada.
• Difundir fotografías y videos del evento en el sitio web, redes sociales, materiales informativos, medios de comunicación y campañas institucionales de Es Tiempo de Hablar, A.C.
• Informar sobre las actividades, programas, donativos y formas de colaborar con la Asociación.

La negativa o revocación del consentimiento para estas finalidades secundarias no impedirá la inscripción o participación en la carrera.

La persona titular podrá manifestar su negativa enviando un correo electrónico a contacto@estiempodehablar.org , con el asunto “Negativa a finalidades secundarias”, e indicando su nombre completo y las finalidades para las cuales no desea que se utilice su información.

6. Uso de imagen, voz y material audiovisual

Durante la 5.ª Carrera por el Bienestar y la Salud Mental podrán realizarse fotografías y grabaciones de audio o video en espacios generales, rutas, zonas de salida y meta, premiaciones y demás actividades relacionadas con el evento.

Las imágenes generales podrán utilizarse con fines informativos, testimoniales, periodísticos e institucionales. Cuando una persona sea el objeto principal de una fotografía, video, entrevista o testimonio promocional, se procurará obtener la autorización correspondiente.

Si una persona no desea que su imagen sea utilizada de forma individual o destacada, podrá comunicarlo al correo electrónico  contacto@estiempodehablar.org , proporcionando la información necesaria para identificar el material.

En el caso de menores de edad, el uso individual, promocional o testimonial de su imagen requerirá la autorización de la madre, padre, persona tutora o representante legal.

7. Tratamiento de datos de menores de edad

La participación de menores de edad deberá ser autorizada por la madre, padre, persona tutora o representante legal.

La persona adulta responsable deberá:

• Proporcionar sus datos de identificación.
• Autorizar la inscripción y participación del menor de edad.
• Revisar y aceptar el presente Aviso de Privacidad.
• Manifestar separadamente si autoriza el uso individual o promocional de la imagen del menor.

Es Tiempo de Hablar, A.C. aplicará medidas especiales de protección y limitará el uso de los datos personales de menores de edad a las finalidades necesarias para su inscripción, identificación y participación en el evento.

8. Transferencias de datos personales

Para cumplir las finalidades descritas, Es Tiempo de Hablar, A.C. podrá compartir únicamente los datos indispensables con:

• Empresas encargadas del registro, cronometraje, asignación de números, elaboración de resultados o entrega de kits.
• Proveedores de plataformas tecnológicas, almacenamiento, hospedaje web, formularios, envío de correos y procesamiento de pagos.
• Organizadores, operadores, proveedores y personal autorizado que participe en la logística de la carrera.
• Autoridades administrativas, judiciales, fiscales, deportivas o de protección civil, cuando exista un requerimiento legal debidamente fundado.
• Empresas o instituciones que hayan gestionado la inscripción de sus propios participantes, únicamente para validar registros, entrega de kits y participación.

Los terceros que actúen por cuenta de Es Tiempo de Hablar, A.C. deberán utilizar los datos conforme a las instrucciones de la Asociación, adoptar medidas de seguridad y mantener la confidencialidad de la información.

Los datos personales no serán vendidos, alquilados ni proporcionados a patrocinadores para que realicen publicidad propia sin el consentimiento de la persona titular.

Cuando una transferencia requiera consentimiento, este será solicitado antes de realizarla.

9. Medidas de seguridad

Es Tiempo de Hablar, A.C. implementará medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso, uso o tratamiento no autorizado.

El acceso a los datos personales estará limitado al personal, proveedores y colaboradores que necesiten conocerlos para cumplir las finalidades señaladas y que estén sujetos a obligaciones de confidencialidad.

En caso de presentarse una vulneración de seguridad que afecte significativamente los derechos de las personas titulares, se les informará oportunamente conforme a la legislación aplicable.

10. Conservación y eliminación de los datos

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron obtenidos y, posteriormente, durante los plazos legales, fiscales, administrativos o de prescripción aplicables.

Una vez concluidos dichos plazos, los datos serán eliminados, destruidos o sometidos a procesos de anonimización, salvo que exista una obligación legal que requiera conservarlos.

11. Derechos ARCO

La persona titular o su representante legal podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• Acceso: conocer qué datos personales conserva la Asociación y cómo son utilizados.
• Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando considere que no deben continuar siendo tratados, sujeto a los supuestos de conservación establecidos en la legislación.
• Oposición: solicitar que sus datos dejen de utilizarse para determinadas finalidades cuando exista una causa legítima.

Para ejercer estos derechos deberá enviar una solicitud al correo electrónico contacto@estiempodehablar.org , con el asunto “Solicitud de derechos ARCO”, e incluir:

1. Nombre completo de la persona titular.
2. Correo electrónico u otro medio para recibir notificaciones.
3. Documento que acredite su identidad.
4. En su caso, documentos que acrediten la identidad y representación legal de quien presente la solicitud.
5. Descripción clara de los datos personales relacionados con la solicitud.
6. Derecho ARCO que desea ejercer.
7. Descripción precisa de lo solicitado.
8. Cualquier documento o información que facilite la localización de los datos.
9. En solicitudes de rectificación, los datos correctos y los documentos que acrediten la modificación solicitada.

Es Tiempo de Hablar, A.C. comunicará la determinación adoptada y, cuando resulte procedente, hará efectivo el derecho solicitado dentro de los plazos establecidos en la legislación aplicable.

12. Revocación del consentimiento

La persona titular podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales enviando una solicitud al correo electrónico contacto@estiempodehablar.org , con el asunto “Revocación del consentimiento”.

La solicitud deberá incluir los datos necesarios para acreditar su identidad e identificar el tratamiento que desea revocar.

La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá no ser procedente cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales o responsabilidades derivadas de la inscripción y participación en el evento.

13. Limitación del uso o divulgación

La persona titular podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales, particularmente para comunicaciones informativas, promocionales o de difusión, enviando un correo electrónico a contacto@estiempodehablar.org , con el asunto “Limitación del uso de datos”.

Cuando la solicitud sea procedente, la persona titular será incluida en el listado interno de exclusión correspondiente.

14. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web podrá utilizar cookies, etiquetas, píxeles y tecnologías similares para:

• Permitir el funcionamiento del sitio.
• Recordar preferencias de navegación.
• Conocer estadísticas generales de uso.
• Mejorar la experiencia de las personas usuarias.
• Medir el desempeño de campañas y contenidos.
• Facilitar procesos de registro o pago mediante plataformas externas.

La información obtenida podrá incluir dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, fecha, hora y duración de la navegación.

La persona usuaria puede deshabilitar o administrar las cookies desde la configuración de su navegador. Algunas funciones del sitio podrían verse limitadas si se desactivan las cookies indispensables.

Cuando se utilicen herramientas de terceros, el tratamiento de la información estará sujeto también a sus respectivos avisos de privacidad.

15. Modificaciones al Aviso de Privacidad

Es Tiempo de Hablar, A.C. podrá modificar o actualizar este Aviso de Privacidad como consecuencia de cambios legales, operativos, administrativos, tecnológicos o relacionados con la organización del evento.

Cuando los cambios impliquen nuevas finalidades o transferencias que requieran consentimiento, se solicitará la autorización correspondiente.

16. Autoridad competente

Si la persona titular considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, podrá acudir ante la autoridad federal competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares, conforme a la legislación vigente.

17. Consentimiento

Al proporcionar sus datos personales y aceptar el presente Aviso de Privacidad, la persona titular reconoce haberlo leído y autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades primarias descritas.

El consentimiento para recibir comunicaciones posteriores, utilizar la imagen individual con fines promocionales o realizar transferencias que requieran autorización deberá solicitarse mediante casillas separadas.